Начальник отдела - Попкова Раиса Ивановна
Адрес: г. Белгород, ул. Князя Трубецкого, д. 32
Контактные телефоны: (4722) 27-46-23, 27-72-08
Задачи отдела делопроизводства и режима:
1) Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
2) Передача документов на рассмотрение начальнику Управления и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).
3) Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.
4) Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.
5) Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись начальнику Управления.
6) Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
7) Разработка и ведение номенклатуры, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.
8) Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.
9) Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией Управления и передачи в подразделение специальных фондов.
10) Выдача государственным служащим Управления нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
11) Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у государственных служащих, работников Управления.
12) Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
13) Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
14) Информирование начальника Управления об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
15) Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
16) Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения Управления.
17) Организация изучения государственными служащими Управления в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения Управления.
18) Участие в проведение служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений конфиденциального характера.
19) Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в Управления, а также хранилищ документов и ключей от них.
20) Осуществление в Управлении контроля за обеспечением режима секретности и оценки фактического состояния защиты государственной тайны, выявление недостатков и нарушений и выработка предложений, направленных на их устранение и предотвращение.
21) Принятие мер по предотвращению в системе Управления необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям и их носителям, содержащим государственную тайну, а также к проведению секретных работ.
22) Участие в проведении мероприятий по комплексному анализу, планированию и координации служебной деятельности Управления по режиму секретности и защите государственной тайны.
23) Ведение учета заявлений граждан, поступивших в Управление.
24) Координируют деятельность структурных подразделений Управления по вопросам документационного обеспечения Управления.
25) Консультирование государственных служащих, работников управления по вопросам работы с документами.
26) Анализ состояния документооборота и принятия мер по упорядочению ведения служебной переписки.
Полномочия (функции) отдела делопроизводства и режима:
1) Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящих (поступающих) документов, передачу их на рассмотрение начальнику Управления и непосредственно исполнителям, после получения соответствующих указаний (резолюций), обеспечивает контроль за их прохождением и сроками рассмотрения.
2) Осуществляет регистрацию исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционную обработку и отправку адресатам.
3) Обеспечивает контроль за правильностью оформления документов представляемых на подпись начальнику Управления.
4) Участвует в проведении экспертизы научной и практической ценности документов, дел журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представляет проекты актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
5) Осуществляет своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представляет на рассмотрение экспертных комиссий проекты актов об уничтожении материалов и организация уничтожение в установленном порядке.
6) Разрабатывает организационно-распорядительные и информационно-методические документы по вопросам документационного обеспечения Управления.
7) Организует соблюдение перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и конфиденциальной информации в Управления и обеспечивает их использование.
8) Осуществляет контроль в подразделениях Управления за своевременностью засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, правильностью определения степени их секретности.
9) Участвует в проведении служебных расследований (проверок) по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат документов.
10) Осуществляет мероприятия совместно с органами, уполномоченными на ведение лицензионной деятельности в области защиты государственной тайны, по лицензированию подразделений Управления по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны.
11) Планирует, разрабатывает и осуществляет мероприятия по разграничению доступа сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну.
12) Организует проведение профилактической работы с сотрудниками, государственными служащими и работниками Управления по соблюдению требований режима секретности.
13) Выдает государственным служащим, работникам Управления правовые акты и контролирует их возврат.
14) Организует работу постоянно действующих комиссий по обеспечению режима секретности, экспертно-проверочной комиссии и комиссии по рассмотрению писем и обращений граждан.
15) Координирует деятельность структурных подразделений Управления по вопросам документационного обеспечения.
16) Организует соблюдение перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и конфиденциальной информации в Управлении и обеспечивает их использование.
17) Осуществляет проверку деятельности структурных подразделений Управления по обеспечению защиты государственной тайны при работе с документами.
18) Участвует в проведении служебных проверок по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат документов.
19) Взаимодействует с Управлением федеральной службы безопасности по Белгородской области по вопросам организации и обеспечения системы защиты государственной тайны в Управлении.
20) Непосредственно осуществляет прием граждан в приемной начальника Управления и готовит необходимые материалы к личному приему граждан начальником Управления, организационно обеспечивает прием граждан заместителями начальника Управления.
Se mettre en mouvement Se mettre en mouvement